PORADNIK

  • Jak zorganizować konferencję:

    Są sprawy, które wymagają spotkania się większej grupy osób, bezpośredniego kontaktu, przekazania informacji wszystkim w tym samym czasie oraz wymiany poglądów. Coraz częściej w tym celu organizowane są konferencje.

    Zorganizowanie udanej profesjonalnej konferencji wymaga odpowiednich przygotowań oraz zaangażowania wielu sił i środków. Należy szczegółowo zaplanować przebieg konferencji, zaprosić prelegentów i uczestników, zadbać o zakwaterowanie i catering.

    Poniżej przedstawiamy zagadnienia, które warto wziąć pod uwagę w trakcie przygotowywania udanej konferencji:

    1. Koncepcja konferencji - cele muszą być jasno sprecyzowane, określamy po co i dla kogo organizujemy konferencję
    2. Tytuł i tematyka konferencji - konferencja musi mieć jasny tytuł i określoną tematykę
    3. Zaproszenie prelegentów
    4. Budżet konferencji - konieczna jest kontrola nad budżetem i przepływem gotówki
      • zbieramy informacje o przewidywanych kosztach stałych (wynajęcie sali konferencyjnej, wyposażenie konferencyjne, zaproszenia, koszty logistyki i obsługi, ubezpieczenia) i zmiennych (związanych z ilością Uczestników: materiały drukowane dla delegatów, noclegi i wyżywienie)
      • budżet awaryjny- uwzględniamy kwotę na nieprzewidziane dodatkowe wydatk (np. kwiaty, nadgodziny ekipy przygotowującej konferencję, dodatkowy catering, nieprzewidziane koszty logistyczne)
      • ustalamy czas płatności- kiedy i za co płacimy?
      • ustalamy formy płatności- przelew, gotówka, karta kredytowa
      • ustalamy czy za poniesione koszty otrzymamy faktury VAT
      • przygotowujemy kosztorys wstępny
      • regularnie dokonujemy przeglądu poniesionych kosztów
    5. Miejsce konferencji - uwzględniamy ilość Uczestników, wielkość, ilość i wyposażenie sal konferencyjnych, standard obiektu konferencyjnego, możliwości dojazdu, zaplecze konferencyjne,
    6. Czas konferencji- wybieramy termin jak najbardziej odpowiedni dla Uczestników oraz termin, w którym interesujący nas obiekt konferencyjny ma wolne miejsca. Są miejsca i terminy bardziej i mniej oblegane - warto zwrócić uwagę na terminy mniej oblegane aby mieć możliwość negocjacji cen.
    7. Produkcja konferencji - określamy zakres tematyczny wystąpień prelegentów, pomagamy w przygotowaniu prezentacji
    8. Przygotowanie wizualnej identyfikacji konferencji - logo, plakaty, strona www
    9. Uczestnicy
      • zawiadomienie osób indywidualnych i instytucji
      • oficjalne zawiadomienia - zaproszenia na piśmie
      • plakaty
      • oszacowanie ilości Uczestników oraz ich potrzeb w zakresie noclegów i cateringu, miejsc parkingowych
      • zarządzanie listą Uczestników - tworzenie bazy danych
    10. Archiwizacja konferencji - zdjęcia, film
    11. Ocena konferencji